202004.01
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Il ruolo degli Organismi di Vigilanza durante l’emergenza COVID 19

I provvedimenti di questi ultimi giorni per la gestione dell’epidemia da COVID 19 stanno investendo diversi aspetti tecnici e giuridici con inevitabili riflessi anche sui Modelli Organizzativi e le conseguenti responsabilità ex d.lgs. 231/2001.

È evidente, infatti, come in questo contesto si stiano potenzialmente profilando ipotesi di responsabilità penale, diretta o indiretta, di soggetti apicali e loro sottoposti con inevitabili conseguenze anche in relazione alla responsabilità amministrativa degli Enti, privati ma anche pubblici (laddove ne sussistono i presupposti ex d.lgs. 231/2001), a cui appartengono.

In particolare, oltre ai rischi di immediata percezione in punto di salute e sicurezza dei lavoratori ex d.lgs. 81/2008, vi sono altre categorie di reati che assumono rilevanza in questo particolare momento quali, a mero titolo esemplificativo: reati contro la pubblica amministrazione in materia di procedure di gara semplificate, prosecuzione dell’attività, accesso agli ammortizzatori sociali, accesso ai benefici fiscali, aiuti indennizzi ecc.; reati informatici in relazione al c.d. smart working; frodi in commercio in punto di gestione degli approvvigionamenti per determinate categorie di beni ecc.

Certamente, però, nel novero dei rischi sopra elencati, quello che si pone come diretta conseguenza dell’epidemia in corso è il rischio di contagio da COVID 19 che riguarda la totalità delle attività economiche, sia quelle gestite in forma privata sia quelle pubbliche.

Ai sensi dell’art. 42 del D.L. n° 18 del 17.03.2020, l’infezione da Covid-19 contratta “in occasione di lavoro” costituisce infatti infortunio ai sensi del D.Lgs. 81/08 con tutte le conseguenze che ne derivano.

Si tratta per molti aspetti di un nuovo profilo di rischio biologico che impone una valutazione specifica ai sensi del D.Lgs. 81/08 e l’adozione di precise ed adeguate misure di prevenzione dei reati di cui all’art. 25 septies del d.lgs. 231/2001 (omicidio colposo o lesioni gravi o gravissime commesse con violazione delle norme sulla tutela della salute e sicurezza del lavoro).

Ci si interroga, quindi, su quali siano le attività, i compiti e i contributi che ogni Organismo di Vigilanza è chiamato a svolgere in questo particolare momento.

L’ODV certamente non si sostituisce, né potrebbe altrimenti farlo non avendo compiti gestori, al datore di lavoro o all’RSPP, tuttavia nell’ambito dell’attività di vigilanza sul funzionamento e l’osservanza dei Modelli che gli è propria è a sua volta direttamente coinvolto nell’emergenza.

L’ODV non sarà necessariamente tenuto ad aggiornare il Modello in quanto in un Modello idoneo ed efficace tutti i rischi sono già adeguatamente mappati, ivi compresi quelli in materia di salute e sicurezza dei lavoratori di cui il rischio contagio da COVID 19 diventa solo un’occasione aggiuntiva.

Il Modello ex d.lgs. 231/2001, in applicazione dell’art. 30 D.Lgs. 81/08, deve infatti assicurare “un sistema aziendale per l’adempimento di tutti gli obblighi giuridici dettagliatamente indicati al primo comma dell’art. 30“.

Ne consegue, che in presenza di un Modello idoneo l’emergenza Covid-19 non comporta la necessità di un suo aggiornamento ma quella di una revisione del sistema gestionale sottostante, implementandolo con prescrizioni atte alla prevenzione del contagio (ciò comporterà ad esempio la necessità di un aggiornamento del documento di valutazione dei rischi con conseguente adozione delle relative misure preventive).

Purtuttavia, anche un Modello idoneo, data la fase del tutto eccezionale dettata dall’emergenza, in ragione anche dell’intensificarsi di determinate attività all’interno dell’Ente, ovvero dell’eccezionalità di alcune di esse (si pensi al caso di conversione dell’attività produttiva) potrebbe richiedere interventi di rafforzamento di presidi già esistenti in relazione ad altri rischi già mappati e non strettamente connessi con quello da contagio.

Chiarito che l’emergenza COVID 19 non determina l’aggiornamento di un Modello già idoneo ed efficace, l’operatività dell’Organismo di Vigilanza proseguirà quindi con quella di verifica e controllo sul funzionamento e rispetto del Modello e dei protocolli di prevenzione ad esso connessi ma con un focus particolare ai rischi connessi al contagio.

Tale attività si realizzerà come sempre attraverso riunioni e interlocuzioni con frequenza certamente maggiore rispetto a quanto programmato nel Piano di Attività o nel Regolamento dell’ODV, soprattutto con il datore di lavoro, l’RSPP ma anche il Responsabile dell’Ufficio HR, Responsabile dell’Ufficio Legale, Responsabile dell’Ufficio Compliance, in base all’organigramma aziendale e con tutti i soggetti comunque coinvolti nella gestione del rischio da COVID 19 (medico competente, addetti di primo soccorso e gestione delle emergenze).

In ottemperanza delle prescrizioni del Governo e delle istruzioni comportamentali impartite dalle autorità competenti, le riunioni dell’Organismo di Vigilanza potranno svolgersi in video/conference call. Al riguardo, potrebbe essere valutata anche l’opportunità di integrare il Regolamento dell’Organismo, specificando la possibilità e la validità delle riunioni svolte in modalità telematica, laddove ciò non fosse già previsto.

Dovranno quindi essere intensificati i flussi informativi e comunicativi con particolare riferimento all’aggiornamento e all’evolversi della situazione da parte delle strutture in materia di salute e sicurezza coinvolte nella gestione dell’emergenza.

L’ODV potrà richiedere informazioni in merito agli adempimenti da parte della Società di quanto previsto dai provvedimenti emergenziali (DPCM, provvedimenti regionali ecc) onde constatare l’avvenuta implementazione di sistemi di prevenzione alla luce dell’evolversi della situazione concreta e degli aspetti normativi e, segnatamente, potranno riguardare:

  • la valutazione del rischio biologico da contagio Covid-19, con conseguente eventuale aggiornamento e implementazione del DVR: valutazione, che spetta però unicamente al datore di lavoro ma che deve essere oggetto di verifica da parte dell’OdV, sia in caso di implementazione del DVR, sia qualora il datore di lavoro abbia deciso di non procedere in tal senso (si ricorda che l’OdV non ha il potere-dovere di esprimersi sul merito della scelta, trattandosi di scelta gestionale riservata dalla legge al datore di lavoro supportato dal servizio di prevenzione e protezione ma certamente potrà segnalare il proprio dissenso ovvero stimolare il datore di lavoro ad agire);
  • le azioni di contenimento del rischio, così come previste e suggerite dai vari provvedimenti legislativi (statali, regionali e locali) dalle indicazioni emanate dalle Pubbliche Autorità in materia sanitaria, quali (anche qui, a titolo esemplificativo e non esaustivo, attesa la costante evoluzione): la costituzione del Comitato di Crisi e le ulteriori azioni previste dal “Protocollo condiviso di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro” sottoscritto con le parti sociali il 14 marzo 2020. Si precisa che dovendo l’OdV vigilare sull’istituzione di tale Comitato, non pare opportuno che l’OdV ne faccia parte, soprattutto in considerazione del fatto che il Comitato ha funzioni operative e gestorie che certamente non sono di competenza dell’OdV;
  • il rispetto delle indicazioni previste dal Protocollo 14.03.2020 in riferimento all’informazione e alla formazione, all’ingresso in azienda di dipendenti e fornitori, alla pulizia e sanificazione dell’azienda, alle precauzioni igieniche personali, ai DPI, alla gestione degli spazi comuni (quali mense, uffici, spogliatoi ecc.), all’organizzazione aziendale, alla gestione degli spostamenti, all’entrata e uscita dipendenti, alle riunioni, alla gestione di persona sintomatica in azienda, alla sorveglianza sanitaria;
  •  il rispetto delle indicazioni previste dal DPCM 11.03.2020, in combinato disposto con il DPCM 22.03.2020 (e successive modifiche e integrazioni);
  • in caso di operatività dell’azienda dopo il 23.03.2020 verificare che la stessa rientri nella casistica autorizzata (mediante, ad esempio, verifica del codice ATECO) e/o comunque operi nel rispetto degli obblighi comunicativi e autorizzativi del Prefetto;
  • la ricezione e l’esame di eventuali segnalazioni (con il rispetto di quanto previsto per il Whistleblowing);
  • il confronto con gli organi di controllo societario (Collegio Sindacale e Revisore dei Conti).

In caso di sospensione dell’attività in ottemperanza del DPCM 22 marzo 2020, le Società sono tenute a comunicare tale circostanza all’Organismo di Vigilanza che ne prenderà atto.

In caso di inerzia dei soggetti apicali e dei responsabili delle varie funzioni coinvolte, l’Organismo di Vigilanza potrà, anzi, dovrà stimolare le azioni necessarie per il contenimento dell’epidemia anche fornendo informazioni e aggiornamenti in merito all’evoluzione normativa e fattuale relativa al caso concreto.

L’Organismo di Vigilanza dovrà comunicare tempestivamente all’organo amministrativo eventuali criticità al fine di favorirne l’immediato intervento.

In caso di persona sintomatica o positiva al COVID 19, l’Azienda dovrà informare tempestivamente l’Organismo di Vigilanza, il quale potrà richiedere evidenza delle azioni intraprese a tutela della salute dei dipendenti in ottemperanza alle disposizioni normative e regolamentari vigenti, recependo tali informazioni in apposito verbale.

Tutti i flussi informativi dovranno essere debitamente documentati nel rispetto di quanto previsto dal Regolamento dell’Organismo di Vigilanza.

L’OdV, pertanto, in questo periodo di emergenza è chiamato ad intensificare la propria attività di verifica rispetto ai rischi direttamente connessi al rischio contagio da COVID 19 ma anche a quelli già mappati ad esso indirettamente collegati (reati contro la PA, frodi in commercio, reati informatici, ecc.), mantenendo sempre alto il livello di allerta, con flussi informativi costanti e tempestivi, fornendo la propria collaborazione anche amplificando l’attività prevenzionistica.

avv. Monica Alberti